ESS ohjeistus

Taipalsaaren kunnan henkilöstöllä on käytössä Personec FK ESS -järjestelmä. ESS (Employee Self Service) on palkkajärjestelmän käyttöliittymä, jossa henkilöstöllä on käytössään kolme eri toimintoa: PERUSTIEDOT, TAPAHTUMAT ja VUOSILOMAT. Perustiedot (kotiosoite ja pankkiyhteystiedot) henkilöstö päivittää itse ja tiedot ohjautuvat suoraan henkilöstö- ja palkkahallinnon käyttöön. Tapahtumat ja Vuosilomat –näytöillä syötetään tietoja, jotka edellyttävät esimiehen hyväksyntää.

VUOSILOMAT

Työntekijä/viranhaltija tekee vuosiloma-anomuksen ESS:ssä. Tarvittaessa esimies voi syöttää työntekijän vuosiloman ajankohdan järjestelmään.
Uuden vuosilomavuoden lomaoikeus tulee näkyviin ESS:iin Saitan toimesta tammikuussa. Vuosiloman ajankohtaehdotusta tehtäessä on aluksi valittava lomavuosi eli se kalenterivuosi, jonka aikana lomanmääräytymisvuosi päättyy (esimerkiksi lomanmääräytymisvuoden 1.4.2013 - 31.3.2014 lomavuosi on 2014).
Kun loman ajankohtaehdotus on syötetty järjestelmään, on esimiehen otettava siihen kantaa hyväksymällä, palauttamalla tai hylkäämällä ehdotus. Vuosilomien myöntämisessä voidaan toimia entiseen tapaan esimerkiksi niin, että esimies pyytää työntekijöitä tekemään tietyn ajanjakson vuosilomaehdotukset tiettyyn päivämäärään mennessä ja päivämäärän umpeuduttua esimies käsittelee saamansa vuosilomien ajankohtaehdotukset.

Vuosiloma osa-aikatyössä

Vuosilomaa ansaitaan myös osa-aikatyössä täysiltä lomanmääräytymiskuukausilta. Täysi lomanmääräytymiskuukausi on sellainen kalenterikuukausi, jonka aikana viranhaltija/työntekijä on ollut työssä vähintään 35 työtuntia tai 14 työpäivää, ja jonka aikana yhtäjaksoinen palvelussuhde on kestänyt vähintään 16 kalenteripäivää. Vuosiloma annetaan kokonaisina päivinä. Vuosilomapäivät sijoitetaan työ- ja vapaapäivien (osa-aikaeläkkeessä eläkepäivien) suhteessa.
Vuosilomapäiviä ei siis sijoiteta pelkästään työpäiville, vaan vuosiloman sisältämät työpäivät tulee laskea KVTES:n vuosilomaluvun 6 §:n 3 - 5 momentissa esitettyjen sääntöjen mukaisesti.

Vuosiloman jättäminen säästöön

Työntekijä/viranhaltija anoo ESS:ssä myös säästöön jätettävät vuosilomapäivät. Esimiehen ja työntekijän tulee sopia säästövapaan pitämisen ajankohta mahdollisuuksien mukaan jo säästövapaan myöntämisestä päätettäessä. Säästövapaan myöntämiselle tulee olla perusteltu syy.

TAPAHTUMAT (koulutukset ja poissaolot)
Tapahtumat –toiminnolla henkilöstö lähettää koulutus- ja poissaoloanomuksia esimiehelle hyväksyttäväksi.


Koulutukset

Työnantajan maksama/järjestämä koulutus. Koulutushakemukseen merkitään myös todelliset koulutustunnit vähennettynä lounastauolla, tieto tarvitaan koulutuskorvaushakemukseen. Syykoodiksi valitaan osaamisen kehittäminen. Koulutuskorvauksen perusteena on työntekijän/viranhaltijan tosiasiallinen osallistuminen koulutukseen, joten korvausta ei voi hakea, jos työntekijä on estynyt esimerkiksi sairauspoissaolon takia osallistumasta koulutukseen. Tiedot koulutuksiin osallistumisesta tallennetaan henkilön koulutustietoihin. Tiedot voi tallentaa työntekijä tai esimies.


Poissaolot

Esim. sairauspoissaolot, palkattomat poissaolot (myös palkaton opintovapaa), tilapäinen hoitovapaa. Työntekijä/viranhaltija (tai tarvittaessa esimies) syöttää poissaoloanomuksen ja esimiehen on otettava siihen kantaa hyväksymällä, palauttamalla tai hylkäämällä ehdotus. Kun esimies on hyväksynyt poissaolon, siitä menee tieto suoraan palkkajärjestelmään. Liitteenä on tarkempi ohjeistus poissaolotietojen tallentamiseen.


Harkinnanvarainen palkaton virka-/työvapaa,  arkipyhä

Virka-/työvapaata ei voi myöntää pidemmäksi ajaksi kuin sitä on anottu. Jos anomus joudutaan hylkäämään (anottu liian lyhyeksi ajaksi) voi työntekijää ohjeistaa tekemään uuden anomuksen. Työntekijä voi anoa 1-3 työpäivää palkatonta vapaata ja jos ne myönnetään, niin samaksi (tai lyhyemmäksi) ajaksi, työpäiviä. Neljän työpäivän pituiseen palkattomaan vapaaseen tulee sisältyä la tai su. Jos poissaolo on ma-to, otetaan mukaan edellinen su. Jos poissaolo on ti-pe, otetaan mukaan la. Poissaolo tallennetaan yhdenjaksoisena. Viiden työpäivän mittaiseen palkattomaan poissaoloon pitää sisältyä myös la ja su, myös anomukseen.

Arkipyhäpäiviä ei huomioida palkattomien virka-/työvapaiden yhdeydessä. Koska arkipyhät eivät ole palkallisia päiviä pitkissä palkattomissa virka-/työvapaissa, ei niitä huomioida lyhyemmissäkään palkattomissa vapaissa.

Poissaolo tulee anoa ja myöntää yhdenjaksoisena, myös yli viikon mittaiset.

Yt-ryhmä päivitti 17.12.2019 Taipalsaaren kunnan ohjeistusta harkinnanvaraisista vapaista, liitteenä.

 

Työajan muutos ja palvelussuhteen päättäminen

Myös työajan muutoksesta (vähentämisestä) ja palvelussuhteen päättämisestä tehdään ESSissä anomukset.

 

POISSAOLOJEN, KOULUTUSTEN JA LOMAJAKSOJEN PERUUTUS

Peruutukset tehdään Tapahtumani -näytön kautta. Peruutus on tehtävä täsmälleen samalle ajalle kuin hyväksytty poissaolo/koulutus/lomajakso.

 

Yhteystiedot ja neuvonta

ESS-järjestelmän käyttöön liittyviä neuvoja saa:

- henkilöstöassistentti Taina Heikkoselta, p. 040 710 6088 / taina.heikkonen@taipalsaari.fi
- Meitan palkanlaskennan palvelunumerosta, p. 05 6163600 / taipalsaari.palkat@meita.fi