Työntekijä/viranhaltija on työssään työnantajan palveluksessa. Työmatkan ja loman tai muun vapaan yhdistäminen perustuu aina esimiehen harkintaan. Harkinnassa huomioidaan työnantajan ja työntekijän työtilanne, tasa-arvo ja yhdenvertaisuus, sekä työn jousto.  Järjestelyistä ei saa aiheutua lisäkustannuksia työnantajalle.

Työntekijän tulee esittää työmatkan ja loman tai muun vapaan yhdistäminen matkasuunnitelmassa. Loman ja muun vapaan päivät on eriteltävä jo matkasuunnitelmassa. Näistä järjestelyistä ei saa aiheutua lisäkustannuksia työnantajalle. Matka on aina näissä tapauksissa tehtävä työnantajalle kokonaistaloudellisesti edullisimmalla tavalla.

Työnantaja ei korvaa lomaan tai muuhun vapaaseen ajoittuvia majoitus- ja matkustuskustannuksia, eikä maksa päivärahaa. Päivärahaoikeus ja majoituskustannusten korvaukset loppuvat työtehtävien päättymiseen työmatkakohteessa (esim. seminaarin/koulutuksen päättymisaika). Jos työmatka päättyy lomaan tai muun vapaan alkamiseen, voidaan paluumatka korvata samasta kohteesta, mihin työmatka kohdistuu. Vastaavasti voidaan menetellä menomatkan kohdalla, jos työmatkaa aikaistetaan alkavaksi lomalla tai muulla vapaalla. Päivärahalaskenta ja majoituskustannusten korvaukset alkavat työtehtävien alkaessa työmatkakohteessa (esim. koulutuksen alkamisaika).

Vakuutusturvaan on kiinnitettävä erityistä huomiota yhdistettäessä työmatka ja loma tai muu vapaa. Työnantajan hankkima matkavakuutus on voimassa vain työmatkan ajan. Työntekijän tulee huolehtia itse matkavakuutuksestaan lomansa tai muun vapaansa ajalle.

Mikäli työmatkaan sisällytetään perustellusta syystä ”ylimääräistä” matka-aikaa (esim. alentaa matkan kokonaiskustannuksia), jota matkaohjelma ei edellytä, korvataan matka-aika vain, jos se on sisällytetty matkasuunnitelmaan. Ylimääräisen matka-ajan sisällyttämisen edellytyksenä on aina, että matkan kokonaiskustannukset alenevat merkittävästi ja että työmatkan piteneminen on kohtuullisessa suhteessa saavutettuun säästöön. Tällaisissa tapauksissa työnantaja maksaa päivärahaa varsinaisilta työmatkan päiviltä (matkustus- ja työpäivät) sekä enintään yhdeltä ylimääräiseltä päivältä (esim. valmistelupäivä).

Esimerkki: Työmatka päättyy perjantaina, mutta työntekijä jää viikonlopuksi kohteeseen ja palaa kotimaahan sunnuntai-iltana. Päivärahaoikeus päättyy työmatkan ohjelman päättymiseen. Työntekijä ei ole oikeutettu matkustus- tai majoituskustannusten korvauksiin pe-su väliseltä ajalta. Paluumatka kotimaahan voidaan korvata.

Esimerkki: Työntekijä lähtee työmatkalle neljäksi päiväksi kohteeseen, jonne matkustaminen tulee huomattavasti halvemmaksi viikon pakettimatkalla kuin jos työntekijä varaisi erikseen lennot ja hotelliyöpymisen työpäivien ajalle. Päivärahat työnantaja korvaa vain työpäiviltä ja kahdelta matkapäivältä. Tässä tapauksessa työmatkan voi toteuttaa kokonaisedullisempana pakettimatkana.