Kaavahankkeissa osallisia ovat kaikki ne, joiden asumiseen, työntekoon tai muihin oloihin kaava saattaa huomattavasti vaikuttaa sekä ne viranomaiset ja yhteisöt, joiden toimialaa suunnitellussa käsitellään. Tavoitteena on lisätä osallisten vuorovaikutusmahdollisuuksia mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.
Ennen varsinaista maankäytön suunnittelua kaavahanke laitetaan vireille ja siitä laaditaan osallistumis- ja arviointisuunnitelma (OAS). Siinä selvitetään kaavahankkeen sijainti, tavoitteet, keskeiset arvioitavat vaikutukset, kaavan eteneminen sekä kaavahankkeen osalliset ja miten heillä on mahdollisuus vaikuttaa kaavaan. Kaavan vireille tulosta tiedotetaan laittamalla OAS nähtäville joko erillisenä tai kaavaluonnoksen yhteydessä.
Kaavat pidetään nähtävillä vähintään kahdessa vaiheessa: luonnos- eli valmisteluvaiheessa ja ehdotusvaiheessa. Pienialainen vaikutuksiltaan vähäinen asemakaavan muutos voidaan laittaa suoraan ehdotuksena nähtäville. Joissakin tapauksissa joudutaan ehdotusvaiheen nähtävillä olo uusimaan tai järjestämään kaavaehdotuksen nähtävillä olon jälkeen ns. osallisten kuuleminen.
Luonnosvaiheen nähtävillä oloajan pituutta ei ole lainsäädännössä määritelty (MRA 30 §). Yleensä kaava on luonnosvaiheessa nähtävillä kuukauden ajan, kuitenkin vähintään kahden viikon ajan (14 vrk).
Ehdotusvaiheessa kaava pidetään julkisesti nähtävänä vähintään 30 vuorokauden ajan (MRL 65 §, MRA 19 §, MRA 27 §), lukuun ottamatta vaikutukseltaan vähäistä asemakaavan muutosta, joka voi olla ehdotuksena nähtävillä vähintään 14 päivää. Nähtävillä olon päättymispäiväksi säädetään aina arkipäivä.
Mikäli kaavaan tehdään ehdotusvaiheen nähtävillä olon jälkeen olennaisia muutoksia, tulee kaava asettaa uudelleen nähtäville (MRA 32§). Kuitenkin mikäli tarkistukset koskevat ainoastaan yksityistä etua ja osallisia kuullaan erikseen, ei nähtävillä olon uusiminen ole tarpeen. Kaavojen nähtävillä oloista (MRA 19 §, MRA 27§, MRA 30 §) kuulutetaan valtuuston päättämissä paikallislehdissä tarpeen mukaan, aina kunnan sähköisellä ilmoitustaululla ja kunnan kotisivuilla (www.taipalsaari.fi).
Kaavaluonnoksesta ja -ehdotuksesta voi osallinen jättää kirjallisen mielipiteensä ja huomautuksen / muistutuksen nähtävillä oloajan kuluessa. Jos osallisuus ei tule suoraan ilmi hakemuksesta esim. maanomistuksen kautta, tulee osallisuus perustella mielipiteessä. Kaavojen hyväksymisestä päättää hallintosäännön perusteella kunnanvaltuusto.
Kaavan hyväksymistä koskevasta päätöksestä on kuntalain mukaan valitusmahdollisuus Itä-Suomen hallinto-oikeuteen ja edelleen Korkeimpaan hallinto-oikeuteen (KHO). Kaava tulee voimaan, kun sen hyväksyminen on saatettu yleisesti tiedoksi kuuluttamalla.