Asian- ja asiakirjahallinnan tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjät

Taipalsaaren kunnanhallitus
Kellomäentie 1, 54920 TAIPALSAARI
kirjaamo@taipalsaari.fi

Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja/tai yhteyshenkilöt

Hallintojohtaja Tuomas Yliruka
Puh. 040 637 4246
tuomas.yliruka@taipalsaari.fi

Tietosuojavastaava Panu Karhu
Puh. 040 700 9549
panu.karhu@taipalsaari.fi

Rekisterin nimi

Dynasty for SQL- asianhallintajärjestelmä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Käyttötarkoitus on viranomaistoiminta. Dynasty for SQL on kunnan toimialojen yhteiskäytössä oleva asianhallintajärjestelmä, jonka avulla hoidetaan vireille tulleiden asioiden kirjaaminen, käsittelyn seuranta, asioihin liittyvien sähköisten asiakirjojen sekä toimielin ja viranhaltijapäätösten hallinta. Sisältää sekä julkista että salassa pidettävää tietoa.

Asiakorteilta seurataan asioiden käsittelyvaiheita.

Järjestelmä käsittää sähköisessä muodossa:

• asiakortit (diaari), joihin merkitään asiat ja asiakirjat sekä vireille panijoiden
  yhteystiedot (nimi ja osoite)
• asiakirjojen ja sopimusten sähköisen tallennuksen (myös skannatut)
• asioiden ja asiakirjojen käsittelyvaiheiden seurannan
• päätöksentekoon (kokoushallinta, viranhaltijapäätökset) liittyvät prosessit
• järjestelmässä syntyvien asiakirjojen ja sopimusten sähköisen arkistoinnin

Asioissa mahdollisesti esiintyvät yksityishenkilöitten tiedot ovat kyseisen asian
ominaisuuksia.

Rekistereinpitäjän henkilötietojen käsittelyn tarkoitus perustuu seuraaviin lakeihin:
Kuntalaki 365/1995
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999

Rekisterin tietosisältö

Tietojärjestelmä koostuu toisiinsa linkitetyistä osiosta:

• Yhteystietorekisteri
• Asianhallinta (diaari)
  Luettelo vireille tulleista asioista, asioiden käsittelyn ja määräaikojen seuranta, päätösrekisteri, asia-,
  asiakirja- ja arkistohakemisto.
• Dokumenttien hallinta
  Käsiteltäviin asioihin liittyvät saapuneet ja laaditut/skannatut asiakirjat ja
  niiden jakelut, muut asiakirjat esim. muistiot
• Kokoushallinta
  Toimielimien esityslistat ja pöytäkirjat, pöytäkirjanotteet, esityslistojen ja
  pöytäkirjojen www-julkaisu.
• Viranhaltijapäätökset
  Viranhaltijapäätökset ja niiden jakelu
• Sopimushallinta
  Sopimukset joissa kunta toisena sopijapuolena. Allekirjoitettujen sopimusten hallinta.

Säännönmukaiset tietolähteet

• Saapuneet ja lähteneet asiakirjat
• yksityishenkilöt, yhteisöt ja viranomaiset
• Organisaation sisällä syntynyt asia/asiakirja
• Organisaation tekemä päätös sopimuksen solmimisesta

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto
Asiakirjoja käsitellään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Käsittelyn päätyttyä paperisina olevat alkuperäiset asiakirjat (kirjeet, pöytäkirjat,
asiakorttitulosteet, sopimukset) arkistoidaan arkistotiloihin ja säilytetään
arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti tietyn määräajan. Säilytysajan
umpeuduttua asiakirjat laitetaan tietosuojasäiliöihin, josta ne menevät tuhottavaksi.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tietojärjestelmä on vain kunnan sisäisessä verkossa käytettävissä.

Rekisteri on tarkoitettu kunnan hallinnon sisäiseen viranomaiskäyttöön,
johon pääkäyttäjä määrittelee käyttäjäryhmäkohtaiset käyttöoikeudet.

Tietokanta ja käyttöliittymä ovat suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Julkiset asiat valmisteluvaiheineen ja käsittelyineen sekä niihin liittyvät asiakirjat ovat kaikkien tietoa etsivien luettavissa/saatavilla. Ei julkisiksi ja salaisiksi merkityt asiat ja asiakirjat ovat ainoastaan käyttöoikeuksilla määriteltyjen henkilöiden luettavissa.

Henkilörekisterissä olevien tietojen säilytysajat ja hävittäminen

Tietojen säilytysaika vaihtelee. Tietoja säilytetään joko määräajan tai pysyvästi. Osa säilytysajoista on lakisääteisiä. Määräajan säilytettävien aineistojen säilytysaika määräytyy tiedonhallintalaissa säädettyjen periaatteiden mukaisesti. Asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä määrää Kansallisarkisto.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus tarkastaa tiedot

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet.

Oikeus tiedon oikaisemiseen tai poistamiseen

Sinulla on oikeus pyytää sinua koskeva virheellisesti merkitty tieto oikaistavaksi. Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötietosi poistamista rekisteristä. Tietosi poistetaan, jos käsittelylle ei enää ole olemassa laillista perustetta. Otathan huomioon, että emme voi poistaa sinua koskevia henkilötietoja,
jos henkilötietojesi käsittely perustuu edelleen käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen, tai jos tietoja käsitellään oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rajoittamis- ja vastustamisoikeus

Mikäli koet, että tietosi ovat joiltain osin virheellisiä, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Jos tietoja tarvitaan oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, tietojen käsittelyä on kuitenkin sallittua jatkaa. Aina kun tietojesi käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien tietojen käsittelyä, mikäli sinulla on tähän perusteltu syy. Tällöin emme saa enää käsitellä henkilötietojasi, ellemme voi perustellusti osoittaa, että käsittelyn jatkamiseen on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, jonka voidaan katsoa olevan riittävän painava syrjäyttääkseen rekisteröidyn edut oikeudet ja vapaudet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla voi olla oikeus saada itseäsi koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (jos se on teknisesti mahdollista). Oikeus koskee tilanteita, joissa henkilötietojasi käsitellään antamasi suostumukseen perustuen tai sopimuksen perusteella.

Valitusoikeus

Mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti, on sinulla oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Kuinka voit käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä?

Voit käydä jättämässä tietopyynnön Taipalsaaren kunnantalolla, osoitteessa Kellomäentie 1. Varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella. 

Huomioithan, että yllä mainitut oikeudet eivät ole ehdottomia ja niihin sisältyy poikkeuksia. Oikeuksien soveltuvuuteen vaikuttaa esimerkiksi henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste. Arvoimme jokaisen yllä mainittuihin oikeuksiin liittyvän pyynnön tapauskohtaisesti.