Kirjaston tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjät

Taipalsaaren kunta, sivistys- ja hyvinvointilautakunta
Kellomäentie 1, 54920 Taipalsaari
kirjaamo@taipalsaari.fi

Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja/tai yhteyshenkilöt

Sivistysjohtaja Kirsi Leinonen
Puh. 040 640 3862
kirsi.leinonen@taipalsaari.fi

Tietosuojavastaava Panu Karhu
Puh. 040 700 9549
panu.karhu@taipalsaari.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on kirjastotoiminnan asiakassuhteen hoitaminen.

Rekisterin tietosisältö

Asiakkaasta tallennetaan: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero. kirjastokortin numero, pin-koodi salattuna, äidinkieli, sukupuoli sekä asiakaspostin lähetystapa. Lisäksi järjestelmään tallentuvat tiedot voimassa olevista lainoista ja varauksista, maksamattomista maksuista ja avoimista laskuista. Alle 15-vuotiaalle asiakkaalle tallennetaan lisäksi huoltaja/takaaja edellä mainituin tiedoin.

Kotipalveluasiakkaat: Yllä olevien tietojen lisäksi ja asiakkaan suostumuksella voidaan tallentaa lainahistoria. Lainahistorian katseluoikeus on vain kirjaston kotipalvelua hoitavilla työntekijöillä.

Heili-kirjastot.fi: Asiakkaiden käytössä on sähköistä asiointia varten verkkokirjasto. Verkkokirjaston asiakastiliin tallentuvat nimi, osoite, kirjastokortin numero, sekä voimassa olevat lainat, varaukset ja maksamattomat maksut. Verkkokirjastossa asiakas voi ottaa käyttöön lainahistorian tallennuksen, tätä kautta tallennettu lainahistoria näkyy vain verkkokirjastossa asiakkaalle itselleen.

Kirjaston asiakkaan on mahdollista käyttää omatoimikirjastoja. Omatoimikirjastoon kirjautuessaan asiakkaasta tallentuvat kirjastojärjestelmään tallennettu kirjastokortin tunnus, kirjautumishetki ja valvontakameran kuva. Tallentuvat tiedot säilyvät kaksi viikkoa kirjautumishetkestä.

Jos asiakas ilmoittautuu kirjaston tiedotuslehden tilaajaksi, sähköpostiosoite tallennetaan sähköpostin jakelulistaan.

Kirjaston asiakaskäyttöön varattujen tietokoneita käytettäessä asiakkaasta tallennetaan kirjastokortin numero, nimi ja osoite.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei.

Käsittelyn peruste

Lakisääteinen tehtävä: Kirjastotoiminta, laki yleisistä kirjastoista 1492/2016

Sopimus: Uutiskirjeen lähettäminen, erikseen asiakkaan pyynnöstä sähköpostin välityksellä lähetettävä kirjaston uutiskirje.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään tai hänen huoltajaltaan/takaajaltaan.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?
Kirjastotoiminta on lakisääteistä. Asiakkaan on lainaajaksi rekisteröityäkseen todennettava henkilöllisyytensä sekä ilmoitettava yhteystietonsa.

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Pääasiallinen järjestelmä on Axiell Aurora. Asiakaskäyttöön tarkoitettujen tietokoneiden käyttöön ja varaamiseen käytetään ohjelmaa Axiell Ajanvaraus. Uutiskirje lähetetään sähköpostilla (Outlook). Omatoimikirjastojen käyttötiedot tallentuvat kahden viikon ajaksi Mikro-Väylä Servmanager-järjestelmään tai Bibliotheca Open+-järjestelmään.

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?
Sähköisessä muodossa. Kirjaston lähettämistä laskuista säilytetään myös manuaaliversio, kunnes lasku on kokonaan maksettu.

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Tietojen suojaamisen periaatteet

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Automatisoitu päätöksenteko. Asiakkaalle voidaan asettaa automaattisesti lainauskielto, mikäli maksamattomien maksujen käyttösäännöissä määritelty enimmäismäärä ylittyy. Lainauskielto puretaan heti kun maksut on maksettu.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Tietoja säilytetään asiakassuhteen voimassaoloajan. Asiakastiedot poistetaan, jos käyttötapahtumia ei ole ollut viiteen vuoteen.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus tarkastaa tiedot

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet.

Oikeus tiedon oikaisemiseen tai poistamiseen

Sinulla on oikeus pyytää sinua koskeva virheellisesti merkitty tieto oikaistavaksi. Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötietosi poistamista rekisteristä. Tietosi poistetaan, jos käsittelylle ei enää ole olemassa laillista perustetta. Otathan huomioon, että emme voi poistaa sinua koskevia henkilötietoja,
jos henkilötietojesi käsittely perustuu edelleen käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen, tai jos tietoja käsitellään oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rajoittamis- ja vastustamisoikeus

Mikäli koet, että tietosi ovat joiltain osin virheellisiä, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Jos tietoja tarvitaan oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, tietojen käsittelyä on kuitenkin sallittua jatkaa. Aina kun tietojesi käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien tietojen käsittelyä, mikäli sinulla on tähän perusteltu syy. Tällöin emme saa enää käsitellä henkilötietojasi, ellemme voi perustellusti osoittaa, että käsittelyn jatkamiseen on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, jonka voidaan katsoa olevan riittävän painava syrjäyttääkseen rekisteröidyn edut oikeudet ja vapaudet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla voi olla oikeus saada itseäsi koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (jos se on teknisesti mahdollista). Oikeus koskee tilanteita, joissa henkilötietojasi käsitellään antamasi suostumukseen perustuen tai sopimuksen perusteella.

Valitusoikeus

Mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti, on sinulla oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Kuinka voit käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä?

Voit käydä jättämässä tietopyynnön Taipalsaaren kunnantalolla, osoitteessa Kellomäentie 1. Varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Huomioithan, että yllä mainitut oikeudet eivät ole ehdottomia ja niihin sisältyy poikkeuksia. Oikeuksien soveltuvuuteen vaikuttaa esimerkiksi henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste. Arvoimme jokaisen yllä mainittuihin oikeuksiin liittyvän pyynnön tapauskohtaisesti.