Varhaiskasvatuksen tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Taipalsaaren kunta/ Sivistyslautakunta
Kellomäentie 1, 54920 Taipalsaari
kirjaamo@taipalsaari.fi
Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja/tai yhteyshenkilöt
Sivistysjohtaja Kirsi Leinonen
Puh. 040 640 3862
kirsi.leinonen@taipalsaari.fi
Tietosuojavastaava Panu Karhu
Puh. 040 700 9549
panu.karhu@taipalsaari.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään varhaiskasvatuspalvelujen järjestämistä varten. Tietoja tarvitaan varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen hakemusten käsittelyssä, paikan myöntämisessä, päätöksessä ja tiedoksiannossa, asiakaslaskutuksessa, toiminnan mahdollistamisessa toimintayksiköissä, kasvun ja oppimisen tuen järjestämisessä sekä tilastoinnissa.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn perustana on lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen. Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat mm.
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla, kohta 1c (2016/679)
- Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
- asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018)
- Lastensuojelulaki (417/2007)
- Perusopetuslaki (628/1998)
- Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)
- Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996)
Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen asiakasperheiden henkilötiedot. Keräämme lapsesta ja perheestä seuraavat tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, kotikunta, äidinkieli, huoltajuustiedot, huoltajien työpaikan yhteystiedot, lapsen kanssa asuvat henkilöt, tietoja lapsen terveydentilasta, tiedot perheen tuloista (vain tarvittaessa), tiedot palvelun tarpeesta ja läsnä- ja poissaolotiedot.
Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja?
Lapsen terveystiedoista sellaiset tiedot, jotka henkilöstön on välttämätöntä tietää lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi, varhaiskasvatuksen toteuttamiseksi sekä tuen arvioimiseksi. Allergiat ja erityisruokavaliot ruokailun järjestämistä varten. Lapsen äidinkieli kysytään.
Käsiteltävien henkilötietojen lähteet
Henkilötiedot saamme ensisijaisesti lasten huoltajilta. Lisäksi saamme tietoa sosiaali- ja terveyspalveluilta (esim. neuvola), yksityisiltä palveluntuottajilta (yksityiset päiväkodit) ja digi- ja väestötietoviraston ylläpitämästä väestötietojärjestelmästä. Varhaiskasvatuksen asiakassihteereillä on mahdollisuus tarkistaa huoltajien tulotietoja tulorekisteristä.
Rekisterin ylläpitojärjestelmät
Asiakastietojärjestelmä: Effica Varhaiskasvatus.
Tietojen suojaamisen periaatteet
Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Pääkäyttäjät päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.
Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.
Varhaiskasvatuslaissa on säädetty henkilöstön salassapitovelvoitteesta (Varhaiskasvatuslaki, luku 8). Salassapitovelvoitteesta voidaan poiketa vain erikseen säädetyissä tilanteissa, esim. lastensuojelulainmukainen ilmoitusvelvollisuus.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Lapsista, huoltajista ja varhaiskasvatuksen henkilöstöstä luovutetaan tiedot varhaiskasvatuslain mukaisesti Opetushallituksen ylläpitämään varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaan.
Meita Oy:lle toimitetaan sähköisesti laskutusaineisto asiakasmaksujen perimistä varten.
Esioppilaista siirretään opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot perusopetukseen.
Perheen muuttaessa toiselle paikkakunnalle tai siirtyessä yksityisen varhaiskasvatuksen asiakkaaksi, voidaan tiedot siirtää uuden palveluntarjoajan rekisteriin.
Muilla viranomaisilla, kuten esim. lastensuojelulla, oppilashuollon tai opetuksen järjestäjällä, voi olla laissa säädetty oikeus tiedon saamiseen perustelluista syistä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja rekisteristä ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilörekisterissä olevien tietojen säilytysajat ja hävittäminen
Varhaiskasvatuksen tietojen säilytysajat ovat pääasiassa varhaiskasvatusaika + 10 vuotta. Säilytysaika perustuu Kuntaliiton suositukseen. Lasten varhaiskasvatussuunnitelmat arkistoidaan pysyvästi Kansallisarkiston päätöksen mukaisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus tarkastaa tiedot
Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet.
Oikeus tiedon oikaisemiseen tai poistamiseen
Sinulla on oikeus pyytää sinua koskeva virheellisesti merkitty tieto oikaistavaksi. Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötietosi poistamista rekisteristä. Tietosi poistetaan, jos käsittelylle ei enää ole olemassa laillista perustetta. Otathan huomioon, että emme voi poistaa sinua koskevia henkilötietoja,
jos henkilötietojesi käsittely perustuu edelleen käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen, tai jos tietoja käsitellään oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rajoittamis- ja vastustamisoikeus
Mikäli koet, että tietosi ovat joiltain osin virheellisiä, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Jos tietoja tarvitaan oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, tietojen käsittelyä on kuitenkin sallittua jatkaa. Aina kun tietojesi käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien tietojen käsittelyä, mikäli sinulla on tähän perusteltu syy. Tällöin emme saa enää käsitellä henkilötietojasi, ellemme voi perustellusti osoittaa, että käsittelyn jatkamiseen on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, jonka voidaan katsoa olevan riittävän painava syrjäyttääkseen rekisteröidyn edut oikeudet ja vapaudet.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla voi olla oikeus saada itseäsi koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (jos se on teknisesti mahdollista). Oikeus koskee tilanteita, joissa henkilötietojasi käsitellään antamasi suostumukseen perustuen tai sopimuksen perusteella.
Valitusoikeus
Mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti, on sinulla oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Kuinka voit käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä?
Voit käydä jättämässä tietopyynnön Taipalsaaren kunnantalolla, osoitteessa Kellomäentie 1. Varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.
Huomioithan, että yllä mainitut oikeudet eivät ole ehdottomia ja niihin sisältyy poikkeuksia. Oikeuksien soveltuvuuteen vaikuttaa esimerkiksi henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste. Arvoimme jokaisen yllä mainittuihin oikeuksiin liittyvän pyynnön tapauskohtaisesti.