Rekisterinpitäjät

Taipalsaaren kunnanhallitus
Kellomäentie 1, 54920 TAIPALSAARI
kirjaamo@taipalsaari.fi

Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja/tai yhteyshenkilöt

Hallintojohtaja

Tietosuojavastaava Panu Karhu
Puh. 040 700 9549
panu.karhu@taipalsaari.fi

Rekisterin nimi

Dynasty for SQL- asianhallintajärjestelmä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Käyttötarkoitus on viranomaistoiminta. Dynasty for SQL on kunnan toimialojen yhteiskäytössä oleva asianhallintajärjestelmä, jonka avulla hoidetaan vireille tulleiden asioiden kirjaaminen, käsittelyn seuranta, asioihin liittyvien sähköisten asiakirjojen sekä toimielin ja viranhaltijapäätösten hallinta. Sisältää sekä julkista että salassa pidettävää tietoa.

Asiakorteilta seurataan asioiden käsittelyvaiheita.

Järjestelmä käsittää sähköisessä muodossa:

• asiakortit (diaari), joihin merkitään asiat ja asiakirjat sekä vireille panijoiden
  yhteystiedot (nimi ja osoite)
• asiakirjojen ja sopimusten sähköisen tallennuksen (myös skannatut)
• asioiden ja asiakirjojen käsittelyvaiheiden seurannan
• päätöksentekoon (kokoushallinta, viranhaltijapäätökset) liittyvät prosessit
• järjestelmässä syntyvien asiakirjojen ja sopimusten sähköisen arkistoinnin

Asioissa mahdollisesti esiintyvät yksityishenkilöitten tiedot ovat kyseisen asian
ominaisuuksia.

Rekistereinpitäjän henkilötietojen käsittelyn tarkoitus perustuu seuraaviin lakeihin:
Kuntalaki 365/1995
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999

Rekisterin tietosisältö

Tietojärjestelmä koostuu toisiinsa linkitetyistä osiosta:

• Yhteystietorekisteri
• Asianhallinta (diaari)
  Luettelo vireille tulleista asioista, asioiden käsittelyn ja määräaikojen seuranta, päätösrekisteri, asia-,
  asiakirja- ja arkistohakemisto.
• Dokumenttien hallinta
  Käsiteltäviin asioihin liittyvät saapuneet ja laaditut/skannatut asiakirjat ja
  niiden jakelut, muut asiakirjat esim. muistiot
• Kokoushallinta
  Toimielimien esityslistat ja pöytäkirjat, pöytäkirjanotteet, esityslistojen ja
  pöytäkirjojen www-julkaisu.
• Viranhaltijapäätökset
  Viranhaltijapäätökset ja niiden jakelu
• Sopimushallinta
  Sopimukset joissa kunta toisena sopijapuolena. Allekirjoitettujen sopimusten hallinta.
  

Säännönmukaiset tietolähteet

• Saapuneet ja lähteneet asiakirjat
• yksityishenkilöt, yhteisöt ja viranomaiset
• Organisaation sisällä syntynyt asia/asiakirja
• Organisaation tekemä päätös sopimuksen solmimisesta
  

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto
Asiakirjoja käsitellään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Käsittelyn päätyttyä paperisina olevat alkuperäiset asiakirjat (kirjeet, pöytäkirjat,
asiakorttitulosteet, sopimukset) arkistoidaan arkistotiloihin ja säilytetään
arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti tietyn määräajan. Säilytysajan
umpeuduttua asiakirjat laitetaan tietosuojasäiliöihin, josta ne menevät tuhottavaksi.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tietojärjestelmä on vain kunnan sisäisessä verkossa käytettävissä.

Rekisteri on tarkoitettu kunnan hallinnon sisäiseen viranomaiskäyttöön,
johon pääkäyttäjä määrittelee käyttäjäryhmäkohtaiset käyttöoikeudet.

Tietokanta ja käyttöliittymä ovat suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Julkiset asiat valmisteluvaiheineen ja käsittelyineen sekä niihin liittyvät asiakirjat ovat kaikkien tietoa etsivien luettavissa/saatavilla. Ei julkisiksi ja salaisiksi merkityt asiat ja asiakirjat ovat ainoastaan käyttöoikeuksilla määriteltyjen henkilöiden luettavissa.

Henkilörekisterissä olevien tietojen säilytysajat ja hävittäminen

Tietojen säilytysaika vaihtelee. Tietoja säilytetään joko määräajan tai pysyvästi. Osa säilytysajoista on lakisääteisiä. Määräajan säilytettävien aineistojen säilytysaika määräytyy tiedonhallintalaissa säädettyjen periaatteiden mukaisesti. Asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä määrää Kansallisarkisto.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi keräämisestä sekä käsittelystä.

Oikeus saada tutustua tietoihin

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö tämä sinua koskevia henkilötietoja. Näin sinulla on mahdollisuus arvioida ja varmistaa käsittelyn lainmukaisuus.

Oikeus oikaista tietoja

Sinulla on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Sinulla on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä. 

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.