Rekisterinpitäjät
Taipalsaaren kunta, sivistys- ja hyvinvointilautakunta
Kellomäentie 1, 54920 Taipalsaari
kirjaamo@taipalsaari.fi
Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja/tai yhteyshenkilöt
Sivistysjohtaja Kirsi Leinonen
Puh. 040 640 3862
kirsi.leinonen@taipalsaari.fi
Tietosuojavastaava Panu Karhu
Puh. 040 700 9549
panu.karhu@taipalsaari.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoitus on kirjastotoiminnan asiakassuhteen hoitaminen.
Rekisterin tietosisältö
Asiakkaasta tallennetaan: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero. kirjastokortin numero, pin-koodi salattuna, äidinkieli, sukupuoli sekä asiakaspostin lähetystapa. Lisäksi järjestelmään tallentuvat tiedot voimassa olevista lainoista ja varauksista, maksamattomista maksuista ja avoimista laskuista. Alle 15-vuotiaalle asiakkaalle tallennetaan lisäksi huoltaja/takaaja edellä mainituin tiedoin.
Kotipalveluasiakkaat: Yllä olevien tietojen lisäksi ja asiakkaan suostumuksella voidaan tallentaa lainahistoria. Lainahistorian katseluoikeus on vain kirjaston kotipalvelua hoitavilla työntekijöillä.
Heili-kirjastot.fi: Asiakkaiden käytössä on sähköistä asiointia varten verkkokirjasto. Verkkokirjaston asiakastiliin tallentuvat nimi, osoite, kirjastokortin numero, sekä voimassa olevat lainat, varaukset ja maksamattomat maksut. Verkkokirjastossa asiakas voi ottaa käyttöön lainahistorian tallennuksen, tätä kautta tallennettu lainahistoria näkyy vain verkkokirjastossa asiakkaalle itselleen.
Kirjaston asiakkaan on mahdollista käyttää omatoimikirjastoja. Omatoimikirjastoon kirjautuessaan asiakkaasta tallentuvat kirjastojärjestelmään tallennettu kirjastokortin tunnus, kirjautumishetki ja valvontakameran kuva. Tallentuvat tiedot säilyvät kaksi viikkoa kirjautumishetkestä.
Jos asiakas ilmoittautuu kirjaston tiedotuslehden tilaajaksi, sähköpostiosoite tallennetaan sähköpostin jakelulistaan.
Kirjaston asiakaskäyttöön varattujen tietokoneita käytettäessä asiakkaasta tallennetaan kirjastokortin numero, nimi ja osoite.
Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?
Ei.
Käsittelyn peruste
Lakisääteinen tehtävä: Kirjastotoiminta, laki yleisistä kirjastoista 1492/2016
Sopimus: Uutiskirjeen lähettäminen, erikseen asiakkaan pyynnöstä sähköpostin välityksellä lähetettävä kirjaston uutiskirje.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään tai hänen huoltajaltaan/takaajaltaan.
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?
Kirjastotoiminta on lakisääteistä. Asiakkaan on lainaajaksi rekisteröityäkseen todennettava henkilöllisyytensä sekä ilmoitettava yhteystietonsa.
Tietovarannon ylläpitojärjestelmät
Pääasiallinen järjestelmä on Axiell Aurora. Asiakaskäyttöön tarkoitettujen tietokoneiden käyttöön ja varaamiseen käytetään ohjelmaa Axiell Ajanvaraus. Uutiskirje lähetetään sähköpostilla (Outlook). Omatoimikirjastojen käyttötiedot tallentuvat kahden viikon ajaksi Mikro-Väylä Servmanager-järjestelmään tai Bibliotheca Open+-järjestelmään.
Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?
Sähköisessä muodossa. Kirjaston lähettämistä laskuista säilytetään myös manuaaliversio, kunnes lasku on kokonaan maksettu.
Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?
Ei
Tietojen suojaamisen periaatteet
Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.
Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.
Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.
Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi
Automatisoitu päätöksenteko. Asiakkaalle voidaan asettaa automaattisesti lainauskielto, mikäli maksamattomien maksujen käyttösäännöissä määritelty enimmäismäärä ylittyy. Lainauskielto puretaan heti kun maksut on maksettu.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Ei
Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet
Tietoja säilytetään asiakassuhteen voimassaoloajan. Asiakastiedot poistetaan, jos käyttötapahtumia ei ole ollut viiteen vuoteen.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä
Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi keräämisestä sekä käsittelystä.
Oikeus saada tutustua tietoihin
Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö tämä sinua koskevia henkilötietoja. Näin sinulla on mahdollisuus arvioida ja varmistaa käsittelyn lainmukaisuus.
Oikeus oikaista tietoja
Sinulla on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Sinulla on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.